Entre accueil téléphonique et tâches administratives, le secrétariat occupe une charge de travail importante et nécessite un certain budget. Ce qui amène de plus en plus de business à l’externaliser, y compris les hôpitaux, les cliniques et les maisons de santé. Découvrez tous les avantages du télésecrétariat médical pour les professionnels de la santé quelle que soit leur spécialité.
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Réduire les sources de stress et de distraction au quotidien
Comme indiqué précédemment, le secrétariat peut être vraiment taxant pour les médecins et les établissements de santé de même, empêchant ainsi le cadre médical de se concentrer sur son travail. Les appels téléphoniques peuvent gêner les praticiens pendant une consultation et interrompre le personnel alors qu’il s’occupe d’une autre tâche administrative. En faisant appel à un service de télésecrétariat médical ou paramédical, vous choisissez d’externaliser toutes ces missions répétitives afin de libérer le cadre médical et lui permette de se concentrer sur son cœur de métier : soigner les patients. Une prestation qui est à la portée des professionnels de la santé quelle que soit leur spécialisation, médecin généraliste ou spécialiste, et qu’ils travaillent seul ou dans un institut. Ils ont le choix entre les call-centers, les assistantes indépendantes et les experts du télésecrétariat médical.
Mieux gérer les appels et autres tâches administratives
Les professionnels de la santé reçoivent de nombreux appels chaque jour, encore plus s’il s’agit d’un hôpital ou une grande clinique. De ce fait, les retards de réponse et les appels ratés ne sont pas rares, ce qui ne plaît certainement pas aux patients. Ces derniers se plaignent aussi d’un manque d’accueil chaleureux et d’attention de la part des secrétaires. Autant de bonnes raisons de passer par un prestataire de télésecrétariat médical qui est toujours disponible pour vos clients et prêt à les assister. Les missions de votre assistante médicale à distance vont au-delà de l’accueil téléphonique et peuvent inclure différentes tâches administratives comme la saisie, l’archivage, la facturation et la gestion d’agendas. Cela dépend de vos besoins et de l’expertise de votre prestataire.
Assurer une permanence téléphonique et un temps de réponse rapide
Avant de souscrire à un service de télésecrétariat médical, sachez que la réactivité et la pertinence des agents varient d’un prestataire à l’autre. Il est recommandé de choisir un spécialiste du secrétariat médical et paramédical à distance qui dispose des moyens technologiques nécessaires et surtout d’un personnel formé pour assister les patients. Un véritable expert comprend les besoins particuliers du domaine de la santé et peut par exemple vous assurer une permanence téléphonique et un temps de réponse rapide, ce qui est très important pour tous les praticiens. Vous pouvez choisir la manière dont vous gérez les appels le week-end et quand vous partez en vacances. De cette manière, il serait possible de prendre des rendez-vous et de suivre l’état de vos patients même quand vous êtes absent.
Mieux gérer les appels urgents des patients
Un autre problème auquel font face les praticiens de la médecine est la gestion des appels urgents. Non seulement le temps de réponse doit être rapide, il faut également savoir conseiller les patients de manière pertinente, transmettre les consignes du médecin et les expliquer autant que nécessaire. Une secrétaire médicale à distance possède les connaissances et l’expérience requises pour apporter la meilleure assistance à vos patients. Elle est capable de filtrer les appels, calmer le patient et transmettre les appels vraiment urgents au praticien sur sa ligne professionnelle ou sa ligne personnelle s’il est absent. Ce qui permet d’éviter les erreurs fatales et de garantir la satisfaction des patients. Votre assistante gère également les appels téléphoniques avec des collègues, des distributeurs et d’autres collaborateurs. Elle peut par exemple gérer les commandes et résoudre rapidement des problèmes logistiques ou de livraison.
Mettre à disposition des patients des secrétaires compétents
Une meilleure gestion des appels téléphoniques et des tâches administratives est donc le plus grand avantage du secrétariat médical à distance. Ce qui ne peut être atteint sans la disposition de secrétaires et assistants qualifiés et expérimentés. Vous pouvez choisir un service de télésecrétariat médical et paramédical auprès d’un large centre d’appels qui travaille avec des clients dans plusieurs domaines. Cela dit, vous n’aurez pas accès à des agents adéquatement formés pour assister dans les métiers de la santé et qui sont à jour avec les dernières nouveautés du secteur. D’une part, la secrétaire médicale doit prendre des rendez-vous, transmettre les consignes des médecins et gérer plus ou moins de tâches administratives. D’une autre part, elle doit répondre à des questions relatives à l’assurance de maladie, à la fiscalité et aux réglementations législatives.
Accéder aux meilleures technologies pour gérer votre activité
Les praticiens de la médecine n’ont pas forcément accès au meilleur matériel et aux dernières technologies pour gérer leur activité. Au contraire, les prestataires du télésecrétariat médical disposent des ressources nécessaires dont des logiciels performants et une ligne téléphonique performante. Toutes les missions que vous leurs confiez sont gérées sur une interface innovante et fluide qui optimise votre service de secrétariat au maximum. Les appels sont filtrés rapidement, les données stockées de manière à faciliter leur exploitation et les agendas sont mis à jour en temps réel. La collecte des données est un grand atout des services de télésecrétariat médical et qui peut bénéficier à la fois les clients et leurs patients. Rappelons encore que les prestations disponibles varient plus ou moins d’un centre à l’autre. Il est donc important de bien comparer les offres et avant cela de définir vos besoins avec précision.
Choisir une solution flexible et scalable adaptée à ses besoins
Le secrétariat traditionnel exige de recruter une ou plusieurs assistantes médicales et de placer une infrastructure adaptée avec tous les coûts que ceci va entraîner. Le processus est à répéter au fur et à mesure que vous développez votre activité et augmentez votre clientèle. Passer par un service de secrétariat médical à distance est une solution plus judicieuse puisqu’il est possible de choisir la formule adaptée à vos besoins actuels et de la modifier quand vous le voulez. Les prestations proposées sont souvent flexibles et scalables de façon à permettre au client de les moduler au besoin. À titre d’exemple, vous pouvez faire appel à une assistante médicale seulement pour des horaires définies et lui confier uniquement les tâches administratives que vous n’êtes pas en mesure de prendre en charge.
Maîtriser son budget et réaliser des économies importantes
En optant pour une solution de télésecrétariat flexible et sur mesure, vous pouvez réaliser des économies importantes sur votre facture. Tout d’abord, il n’est pas nécessaire de déployer des postes de travail en interne, donc des salaires, avantages sociaux, coûts d’achat et de maintenance. Tout ceci est sous la charge du prestataire et est inclus dans le prix de votre prestation. Vous partagez d’ailleurs les coûts avec les autres clients et notamment vos collègues si vous opérez dans une clinique ou une maison de santé. Il est possible d’économiser jusqu’à 70 % sur votre facture en fonction des services obtenus et des détails de votre prestation (plage horaire, nombre de secrétaires, tâches administratives, complexité des consignes et demandes). Vous pouvez combiner le secrétariat à distance à un un autre service de prise de rendez-vous en ligne dont proposent de nombreuses plateformes aujourd’hui.
Préserver son image et développer son activité
Améliorer l’expérience des patients est sans doute important et c’est le plus grand souci des praticiens de la santé. Cela dit, le télésecrétariat médical présente aussi des avantages liés à l’aspect financier et commercial du domaine. Une clinique, un hôpital ou une maison de santé est un business après tout et les personnes responsables de le gérer doivent veiller sur son développement et sa prospérité. Faire appel à un service de secrétariat médical ou paramédical à distance permet de satisfaire les besoins des patients et d’éviter les erreurs fréquentes, ce qui améliore certainement l’image du client en question qu’il s’agisse d’un établissement ou d’un praticien indépendant. Les économies réalisées grâce à cette solution permettent également de mieux maîtriser son budget, ce qui ne peut qu’être bénéfique pour faire évoluer son activité.
Trouver un service de télésecrétariat médical adapté à sa spécialité
Enfin, il est possible de trouver le service de secrétariat à distance adapté à ses besoins quelle que soit la nature et la taille de votre activité. Cette solution d’externalisation est accessible à tous les praticiens, des médecins généralistes aux médecins spécialistes comme les chirurgiens et les cardiologues. Les infirmiers et le personnel du paramédical peuvent également en profiter, ainsi que les dentistes et les vétérinaires. Les praticiens des médecines douces sont de plus en plus nombreux à choisir l’assistance médicale à distance afin de se concentrer sur leur métier et sur la promotion de leur activité. Sans oublier les laboratoires d’analyses qui reçoivent des appels tout le temps. Le télésecrétariat médical est très bénéfique aux praticiens qui viennent d’ouvrir leur propre cabinet ou qui travaillent en alternance, leur épargnant le besoin d’embauche et leur donnant accès à un service de qualité. Dans un autre sens, les établissements de santé de tout genre font appel aux assistants médicaux en externe pour mieux gérer leurs emplois du temps surchargés.
Bien plus qu’une option d’externalisation, le télésecrétariat médical est un outil indispensable de nos jours pour gérer son activité, la développer sereinement et offrir à ses patients ce qu’il y a de meilleur. Choisir le bon prestataire est donc essentiel.
